Các doanh nghiệp SME là bộ phận quan trọng trong nền kinh tế nước nhà khi mà họ đóng góp đến hơn 40% GDP cả nước.

Thời đại 4.0 xuất hiện vừa là thuận lợi vừa là thách thức cho các SME khi mà buộc họ phải thay đổi để thích nghi, tồn tại phát triển hay là bị rớt lại phía sau khi mà công nghệ, kinh tế xã hội phát triển với tốc độ ngày càng nhanh.

Ngày nay, các SME liên tục bị cạnh tranh không chỉ bởi các đối thủ trong nước mà còn có các đối thủ ở nước ngoài. Thị trường mở cửa, công nghệ phát triển, khách hàng ngày càng có nhiều điều kiện để tiếp xúc với sản phẩm do nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Sự cạnh tranh khốc liệt thúc ép các SME buộc phải có sự thay đổi về quy trình vận hành nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định, phát triển, tăng doanh thu, giảm chi phí.

1. Vì sao các SME bị lép vế?

Có 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc các SME dần bị lép vế trong phân khúc của mình.

- Thứ nhất: Khi công nghệ thay đổi, SME không trở mình kịp để theo kịp công nghệ. Các phương pháp tư duy vận hành cũ đã trở nên lỗi thời và không còn phù hợp với xu hướng của thị trường.

- Thứ hai: Ngày càng có nhiều thử thách, những phép thử mạnh đối với SME. Dịch Covid-19 là 1 trong những phép thử theo chúng tôi là “mạnh độ” đối với SME. Bằng chứng là hàng loạt SME đã “Không có lần sinh nhật tiếp theo” hoặc phải treo biển “Cho thuê cả nhà”.

- Thứ ba: Năng lực quản lý của các CEO, các nhà quản lý chưa đủ tầm để kéo con thuyền SME khi mà sóng ngày càng mạnh, lực lượng cạnh tranh ngày càng đông.

2. Đầu tiên phải cải thiện điều gì?

Người xưa có câu “Nhà dột từ nóc”, vậy nên để cải thiện năng lực của SME phải cải thiện nội lực từ bên trong. Cụ thể chính là những nhà lãnh đạo cần phải thay đổi tư duy quản lý, tập trung xây dựng một quy trình vận hành doanh nghiệp bài bản và thống nhất ngay từ đầu.

Quy trình làm việc bài bản và thống nhất giúp nhà quản lý thuận tiện trong việc nắm bắt tình hình và phân chia công việc một cách hợp lý, tránh sự chồng chéo và cả những lỗ hổng về nhân sự.

Với hệ thống bản mô tả công việc rõ ràng giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về công việc, nắm được mục tiêu để phấn đấu, đồng thời giúp họ bắt kịp tiến độ công việc một cách nhanh chóng nhờ những chỉ dẫn cụ thể.

Sự phối hợp giữa các phòng ban cũng nhờ đó mà trơn tru và thuận lợi hơn nhờ những quyền hạn và trách nhiệm được phân rõ ngay từ đầu.

3. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình phải làm gì?

Đầu tiên, SME phải có một quy trình làm việc mang tính bải bản và thống nhất.

- Quy trình làm việc bài bản phải có cụ thể đầy đủ các bước thực hiện. Mỗi bước thực hiện đều có đầy đủ: Mục tiêu, phương pháp, kết quả cần đạt được.

- Quy trình làm việc phải mang tính thống nhất giữa các phòng ban, không để có tình trạng mỗi phòng ban làm theo ý mình, kết quả đạt được chỉ mang tính chất cục bộ, không có giá trị sử dụng ở phòng ban khác. Đây là điểm mà các SME liên tục mắc phải khi bộ máy nhân sự phình to, phát sinh nhiều phòng ban nhưng mỗi người đều có tiếng nói riêng dẫn đến hệ lụy cả doanh nghiệp không thể đồng loạt phát triển mà còn bị trì trệ.

Thứ hai, SME cần có các công cụ phương pháp thực hiện quy trình.

- Để thực hiện quy trình làm việc có rất nhiều công cụ và phương pháp thực hiện. Có phương pháp 5 bước, 6 bước, 11 bước nhưng chung quy lại chúng ta cần xác định rõ mục tiêu khi thực hiện quy trình là cần đạt được gì và lợi ích của kết quả mang lại là gì.

- Từ việc xác định được mục tiêu thì sẽ xác định vai trò, nhiệm vụ các phòng ban.

- Hoạch định chi tiết công việc của các phòng ban.

Thứ ba, thực hiện quy trình phải có hệ thống đo lường đánh giá.

- Để biết quy trình thực hiện có hiệu quả hay không, SME cần có hệ thống đo lường giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, tìm ra những điểm chưa đạt để thay đổi khắc phục.

- Một hệ thống đo lường đánh giá vừa đơn giản, vừa sát sao sẽ giúp SME trong việc hỗ trợ phòng ban, nhân viên làm việc hiệu quả hơn thay vì là kiểm soát từng hành vi.

+ Đánh giá chính xác năng lực của từng người trong phòng ban.

+ Hiểu rõ điểm mạnh, yếu từng cá nhân.

+ Tái phân bổ nhân sự hiệu quả theo định hướng phát triển của từng cá nhân phù hợp với định hướng phát triển chung của phòng ban và công ty.

+ Đặt mục tiêu khả thi giúp phát huy tối đa khả năng tiềm ẩn trong mỗi nhân viên.

- Các tiêu chí đánh giá rõ ràng theo chỉ tiêu KPI cụ thể sẽ giúp nhân viên biết được mục tiêu cần hoàn thành theo phòng ban và lợi ích của mục tiêu đó trong toàn công ty. Mỗi người có thể theo dõi tiến độ công việc, các cấp trưởng phòng quản lý có thể hỗ trợ xử lý điều chỉnh mục tiêu kịp thời. Công việc vận hành đối với mỗi cá nhân đạt hiệu quả cao nhất sẽ kéo theo hiệu quả của phòng ban và khi các phòng ban có sự kết nối thì toàn bộ doanh nghiệp sẽ phát triển.

Thứ tư, doanh nghiệp có chế độ lương thưởng hợp lý đối với nhân viên.

- Quy trình lương thưởng rõ ràng hợp lý hiệu quả là nghệ thuật. Khi quy trình vận hành bài bản, chuyên nghiệp, nhà quản lý dễ dàng nhận thấy hiệu quả công việc của mỗi cá nhân, phòng ban. Đây là cơ sở để thực hiện trả lương và thưởng hợp lý đúng thời điểm.

- Lương thưởng được trả đúng theo năng lực và kết quả đạt được, tạo động lực thúc đẩy mỗi cá nhân không ngừng phát triển và tất nhiên kéo theo đó là tập thể phòng ban và cả công ty.

Trong thời đại gia tăng tốc độ phát triển của công nghệ, hành vi xã hội không ngừng thay đổi thì quy trình vận hành tối ưu chính là điều cần thiết tối quan trọng đối với SME. Khi mà nội bộ vận hành theo quy chuẩn, tiết kiệm lãng phí, thông tin rõ ràng giữa các phòng ban sẽ tạo ra nội lực mạnh giúp doanh nghiệp phát triển đột phá.