Để đạt mục tiêu triển khai ERP - Phần mềm quản trị doanh nghiệp, ban đầu doanh nghiệp cần bỏ ra Chi phí, thời gian, nhân lực. Sau quá trình triển khai thành công thì các nhà cung cấp sẽ chuyển ERP sang chế độ bảo trì, vào lúc này các doanh nghiệp bắt đầu nhận được giá trị từ các khoản đầu tư ban đầu. Tùy thuộc vào mức độ thành công của ERP mà khoản giá trị mang lại sẽ nhiều hay ít theo thời gian.

Thời gian trôi sẽ có 2 điều song hành cùng doanh nghiệp, đầu tiên cần nói đến nhu cầu chiến lược thay đổi nhân rộng hoặc cắt giảm quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quy mô hoạt động ảnh hưởng đến mô hình hoạt động, mọi thứ không còn đúng với ban đầu vạch ra khi triển khai phần mềm ERP nữa. Điều tiếp theo xảy ra là phần mềm ERP không còn thích ứng với sự thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Mọi thứ bắt đầu trở nên khó khăn, các công việc thường ngày của các nhân viên trở nên khó khăn hơn và hầu như mọi thứ đưa vào phần mềm ERP phải tốn công gấp đôi hoặc gấp ba.

Doanh nghiệp lại tiếp tục tính đến phương án nâng cấp ERP, mọi thứ có thể lại bắt đầu như cũ, lần này sẽ mọi việc được hy vọng tiến hành nhanh hơn và không vấp phải các sai lầm của giai đoạn trước.

1. Các giai đoạn trong vòng đời phần mềm ERP

Đầu tiên hãy xác định rõ thuật ngữ vòng đời ERP - ERP life Cycle được xác định từ lúc ERP bắt đầu triển khai, hoàn tất triển khai đưa vào ứng dụng và cuối cùng bị loại bỏ. Quá trình này sẽ diễn ra từ 10 đến 20 năm phụ thuộc vào sự thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và sự thích ứng thay đổi của phần mềm ERP.

Vòng đời ERP thường bị nhầm lẫn với vòng đời triển khai ERP.

Vòng đời phần mềm ERP gồm những giai đoạn quan trọng sau:

• ERP Roll Out - ERP đưa vào vận hành.

• Optimization: Tối ưu hóa hoạt động ERP.

• Maintenance: Bảo hành phần mềm.

• Extending Values: Mở rộng các giá trị của phần mềm.

• Decaying Performance: Sự suy giảm về hiệu suất hoạt động phần mềm.

• Re-Implementation: Tái triển khai phần mềm cải tiến chất lượng hoạt động.

2. ERP Roll out - Giai đoạn triển khai

Bản thân giai đoạn triển khai phần mềm ERP ban đầu gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Các bạn có thể tham khảo thêm bài viết về tổng quan dự án ERP - phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Giai đoạn triển khai phần mềm ERP bắt đầu bằng Yêu cầu đề xuất thay đổi hoặc trang bị phần mềm.

Tiếp theo là thực hiện lựa chọn nhà cung cấp. Một số vấn đề quan trọng trong giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến thời gian của vòng đời phần mềm ERP. Cụ thể như sau:

- Mức độ phù hợp của phần mềm ERP với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khả năng tùy chỉnh của phần mềm ERP khi có sự thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.- Cam kết của nhà cung cấp phần mềm đối với sự phát triển trong tương lai và nguồn lực tài chính của họ.

- Nhà cung cấp hỗ trợ các vấn đề giá trị mỗi License sử dụng và giá trị nâng cấp License.

3. Optimization - Tối ưu hóa hoạt động ERP

Trong thời gian đầu sử dụng phần mềm ERP luôn là thời gian “đen tối” áp lực với các Key Users và End Users liên quan đến dự án. Có thể do sự thiếu hiểu biết cũng như cách hiểu nhầm lẫn giữa người dùng cuối với đại diện đội triển khai phần mềm của nhà cung cấp.

Các vấn đề khi đưa vào ứng dụng phát sinh tình huống lỗi do nhu cầu của người dùng cuối chưa được mô tả rõ ràng hay thậm chí tệ hơn là nhà cung cấp hiểu sai ý định.

Các vấn đề nhức nhối liên tục và kéo dài cứ như là mọc răng, một số lỗi phần mềm ảnh hưởng đến dữ liệu xuyên suốt quy trình có thể luôn luôn xuất hiện.

Giai đoạn lập giải pháp càng có sự phối hợp chặt chẽ giữa Key Users, End Users và Consultants thì khả năng lỗi và các công việc cần thực hiện ở giai đoạn này càng thấp, nhưng nhìn chung hầu như với đội Consultants giỏi nhất đi chăng nữa thì lỗi vẫn có thể xảy ra. Doanh nghiệp có thể đọc thêm bài viết xác định mục tiêu và phạm vi khi triển khai ERP để có thêm kiến thức trong việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với quy trình doanh nghiệp.

Đội Consultants sẽ phải tiến hành đào tạo lại hoặc đào tạo bổ sung các phần chỉnh sửa, các lỗi trong quy trình luôn được theo dõi để tránh tình trạng tái lập lại. Mọi thứ sẽ diễn ra trong giai đoạn này theo kiểu sử dụng, báo lỗi, trả kết quả, lại tiếp tục báo lỗi, cải tiến, trả kết quả.

Thông thường giai đoạn Optimize sẽ kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm tùy vào mức độ quy mô ứng dụng phần mềm ERP.

4. Maintenance - Bảo trì phần mềm ERP

Đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời phần mềm ERP. Khi doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy rằng ERP mang lại giá trị cho họ, dù là rất nhỏ thì cũng là lúc người dùng cuối bắt đầu làm quen và hiểu rõ về quy trình ứng dụng phần mềm ERP.

Các tính năng của phần mềm vẫn được tiếp tục đánh giá và cải tiến như báo cáo, tiện ích nhập liệu, quy trình kế thừa dữ liệu.

Giai đoạn bảo trì, các doanh nghiệp vẫn mất một khoản chi phí được tính trên % toàn bộ giá trị của hợp đồng phần mềm ERP ban đầu. Đối với các phần mềm ERP ứng dụng phức tạp nhiều phân hệ thì nhà cung cấp có thể tính thêm khoản chi phí đào tạo tại chỗ.

Phí cấp License sử dụng cũng sẽ tăng lên theo thời gian bảo trì. Và sau một vài năm (5 - 10 năm) chúng ta sẽ thấy dấu hiệu suy giảm năng lực hoạt động của ERP, ảnh hưởng xấu đến Tổng chi phí sở hữu (TCO).

5. Extending Values - Hãy mở rộng giá trị phần mềm ERP

Giai đoạn này nằm trong giai đoạn bảo trì và là một phần không thể tách khỏi giai đoạn bảo trì. Mô hình kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi đòi hỏi bổ sung thêm quy trình hoặc chỉnh sửa quy trình cũ làm cho nó không còn nằm trong phạm vi giải pháp ban đầu thống nhất giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP.

Điều này dẫn đến nhu cầu của doanh nghiệp đối với phần mềm ERP cần có những thay đổi có thể nhỏ, vừa hoặc lớn. Ví dụ như phần mềm ERP cần bổ sung thêm hệ thống báo cáo theo tiêu chuẩn tài chính quốc tế IFRS nếu doanh nghiệp có sự tham gia vốn của nước ngoài, đây vốn là điều mà các ERP quốc nội thường không trang bị. Giả sử doanh nghiệp cần chọn lựa ERP phục vụ nhu cầu kế toán có thể tham khảo Cách ứng dụng phân hệ kế toán trong ERP kết hợp cùng 8 Lợi ích của phân hệ kế toán để hiểu các phân hệ này hoạt động ra sao.

Doanh bị tái cấu trúc cũng là nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi phần mềm ERP.

Doanh nghiệp mở rộng sản phẩm, thị trường các kênh bán hàng thì cần phần mềm ERP bổ sung thêm các hạng mục CRM - Quản lý quan hệ khách hàng, Các báo cáo dự đoán thông minh BI - Business Intelligence.

Đôi khi các thay đổi này sẽ tạo ra chi phí rất lớn và khá nghiêm trọng, đặc biệt là đối với các phần mềm ERP đã có rất nhiều sự thay đổi và tùy chỉnh trong quá trình triển khai.

Song song với sự thay đổi về chiến lược, mô hình kinh doanh thì một sự thay đổi nữa cũng tác động đến phần mềm ERP đó là sự thay đổi về mặt công nghệ. Phiên bản doanh nghiệp đang ứng dụng có thể đã lỗi thời và không còn phù hợp với hệ điều hành. Ví dụ các phần mềm viết bằng FoxPro không còn phù hợp với các hệ điều hành Windows 10 trở lên. Cơ sở dữ liệu cũng là một thách thức với doanh nghiệp vì theo thời gian, cơ sở dữ liệu cũ ngày càng gia tăng về kích thước cần có giải pháp cải tiến về dung lượng và tốc độ.

Các nhà cung cấp thường phát triển các phiên bản vá lỗi cho phép doanh nghiệp nâng cấp. Tuy nhiên, có một vấn đề nhức nhối xảy ra trong trường hợp phiên bản của doanh nghiệp đã có nhiều chỉnh sửa, khi nâng cấp phiên bản từ nhà cung cấp họ thường quên đi các chỉnh sửa và như thế mã nguồn mới sẽ làm mất các tính năng đã phát triển và ổn định trước đó.

Điều này buộc các nhà cung cấp phải có giải pháp nâng cấp đặc thù theo từng doanh nghiệp, đảm bảo rằng phiên bản nâng cấp mới không làm mất các tính năng đã sử dụng ổn định và nhiệm vụ của bản nâng cấp là cải tiến đem lại trải nghiệm tốt và hiệu quả hơn.

6. Decaying Performance - Hiệu suất sử dụng phần mềm suy giảm

Khi mô hình kinh doanh, công nghệ phát triển quá mức cho phép của phần mềm ERP. Mọi thứ sẽ dừng lại tại một điểm, không còn các bản nâng cấp và cải tiến nữa. Các End Users sẽ tiếp tục sử dụng phần mềm ERP để phục vụ các quy trình phức tạp hơn hay nói đúng hơn là nằm ngoài phạm vi của ERP.

Đầu tiên mọi người sẽ mất thời gian cố gắng làm sao để nhập liệu được vào phần mềm nhưng lượng thời gian mất đi ngày một nhiều hơn và dẫn tới doanh nghiệp tốn nhiều chi phí hơn.

Lúc này các quyết định cân nhắc về thay đổi phiên bản của phần mềm ERP hoặc quyết định sử dụng một phần mềm khác được xem xét cân đối với nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Hy vọng rằng vào lúc này doanh nghiệp của bạn nếu đang ứng dụng ERP thì đã nhận lại phần giá trị đã mất và có thể sử dụng ít nhất từ 5 đến 10 năm đối với thị trường trong nước.

Nếu doanh nghiệp của bản triển khai và ứng dụng phần mềm ERP mới được 2 năm và mọi người đã trở nên kiệt quệ không còn hào hứng với phần mềm ERP thì hãy nhanh chóng ra quyết định thay đổi một phần mềm phù hợp hơn.

7. Re-Implementation - Tái triển khai dự án ERP

Tương tự như giai đoạn Roll-Out tuy nhiên lúc này công việc triển khai sẽ tiến hành nhanh hơn vì các doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và quy trình triển khai sẽ được thực hiện chuyên nghiệp hơn. Có khả năng doanh nghiệp sẽ có nhiều quy trình kiểm tra hiệu quả ERP hơn nhằm đảm bảo rằng lần thay đổi tiếp theo sẽ mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tốt hơn lần trước.

Trước khi lựa chọn sản phẩm ERP, doanh nghiệp cần có sự tham vấn suy nghĩ kỹ lưỡng, hệ thống ERP là một hệ thống cao cấp. Và triển khai dự án ERP là cả một quá trình tương tác thường xuyên giữa doanh nghiệp và phía cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP.

Khi ứng dụng ERP cần có mục tiêu chiến lược cụ thể chứ không đơn thuần là sự thay thế phần mềm kế toán nhỏ sang một phần mềm quản trị tổng thể.

Nếu không có mục tiêu chiến lược cụ thể thì rất có thể doanh nghiệp sẽ mắc phải sai lầm lãng phí thời gian, tiền bạc, sản phẩm không phù hợp.