1. Tổng quan các phân hệ mảng kế toán tài chính trong ERP

 

 

ERP - Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp trong mảng tài chính được xem nền tảng cơ bản nhất trong ERP.

ERP áp dụng mảng tài chính kế toán bao gồm các phân hệ phục vụ các công việc của Kế toán và giám đốc tài chính như:

- Thông tin chung.

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi.

- Kế toán công nợ phải thu.

- Kế toán công nợ phải trả.

- Kế toán hàng tồn kho.

- Kế toán tài sản cố định.

- Kế toán công cụ dụng cụ.

- Kế toán chi phí trả trước.

- Kế toán thuế.

- Kế toán tổng hợp.

- Quản lý tiền gửi.

- Quản lý tiền vay.

- Quản lý ngân sách.

- Quản lý dòng tiền.

- Quản lý báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh.

2. Nhóm phân hệ kế toán tài chính trong ERP

 

 

ERP - Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp là sự kết hợp của nhiều phân hệ cùng nhau tạo nên các hệ sinh thái, mỗi hệ sinh thái đảm nhiệm vai trò chức năng khác nhau, sau cùng các hệ sinh thái này tập hợp lại tạo thành hệ sinh thái quản trị toàn diện quy trình, nguồn lực doanh nghiệp.

Đối với các phân hệ kế toán tài chính sẽ phân tách thành hai nhóm. Nhóm căn bản phục vụ công tác hoạt động của phòng kế toán. Nhóm nâng cao sẽ có nhiệm vụ phân tích dữ liệu và dự đoán kết quả tài chính.

Nhóm căn bản gồm có các phân hệ sau:

- Thông tin chung.

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi.

- Kế toán công nợ phải thu.

- Kế toán công nợ phải trả.

- Kế toán hàng tồn kho.

- Kế toán tài sản cố định.

- Kế toán công cụ dụng cụ.

- Kế toán chi phí trả trước.

- Kế toán thuế.

- Kế toán tổng hợp.

Nhóm nâng cao gồm có các phân hệ sau:

- Quản lý tiền gửi.

- Quản lý tiền vay.

- Quản lý ngân sách.

- Quản lý dòng tiền.

- Quản lý báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh.

Các phân hệ nhóm kế toán trong ERP phục vụ doanh nghiệp SME theo mục tiêu cao nhất là tự động hóa quy trình, dữ liệu xuyên suốt, thông tin rõ ràng, nâng cao hiệu suất của phòng kế toán. Bất kỳ cập nhật hay thay đổi nào trong hệ thống cũng được ghi nhận và ảnh hưởng trong cả một quy trình.

Lấy ví dụ:

- Có một khách hàng A được cập nhật dữ liệu vào thông tin chung.

- Khách hàng A phát sinh giao dịch mua hàng trị giá 10.000.000.

- Kế toán công nợ phải thu ghi nhận công nợ phải thu khách hàng A vào tài khoản 131 trị giá là 10.000.000.

- Kế toán tiền mặt thu tiền dựa vào dữ liệu cập nhật của kế toán công nợ phải thu trị giá là 10.000.000.

- Kết thúc quy trình ERP tự động Matching giữa kế toán công nợ phải thu và kế toán tiền mặt nói rằng công nợ của khách hàng A đã được thu bằng tiền mặt trị giá là 10.000.000.

Nếu như là trước đây chưa có ERP thì phòng kế toán trong doanh nghiệp SME sẽ phải hạch toán chứng từ riêng lẻ sau đó chuyển bộ chứng từ sang các bộ phận khác nhau. Giờ đây khi có ERP thì toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung và có môi quan hệ chặt chẽ với nhau hình thành một quy trình xuyên suốt.

Tuy nhiên, thực trạng hiện tại ở doanh nghiệp SME tại Việt Nam vẫn có gặp nhiều khó khăn khi ứng dụng ERP ở nền tảng kế toán bởi lẽ dữ liệu thường xuyên bị sửa đổi do tác động của quy trình kinh doanh chưa rõ ràng, các yếu tố phát sinh tức thời mà chưa có giải pháp xử lý hoàn chỉnh theo quy trình.

Cũng sử dụng ví dụ trên giả sử vì lý do gì đó mà công nợ của khách hàng A không phải là 10.000.000 mà là 11.000.000. Lúc này giải pháp trên ERP thực hiện tiếp một quy trình con:

- Kế toán công nợ phải thu bổ sung thêm khoản thu 1.000.000.

- Kế toán tiền mặt thu tiền theo khoản bổ sung 1.000.000.

- Kết thúc quy trình ERP tự động Matching giữa kế toán công nợ phải thu và kế toán tiền mặt nói rằng công nợ của khách hàng A đã được thu bằng tiền mặt trị giá tổng là 11.000.000.

ERP cung cấp giải pháp thật sự mạnh mẽ để quản lý nhóm kế toán tài chính, tạo nền tảng để tích hợp bán hàng, mua hàng, tồn kho, giá thành, vận chuyển logistic… Tất cả giao dịch đều có thể thực hiện trên các thiết bị từ Desktop, Laptop, Mobile, Tablet, QR Code… Hạn chế thủ công, tránh mắc sai sót trong tính toán. Tất cả giao dịch đều đầy đủ thông tin và minh bạch, tất cả dữ liệu được lưu trữ vĩnh viễn và tạo ra giá trị cho nền tảng kế toán tài chính.

3. Thực trạng ứng dụng nhóm phân hệ kế toán tài chính trong ERP

 

 

Ngày nay trên thị trường có nhiều phần mềm ERP với các giải pháp khác nhau được xây dựng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Sẽ rất tốt nếu doanh nghiệp SME có thể trang bị phần mềm ERP có khả năng tùy biến với các phân hệ kế toán.

Ngược lại trong trường hợp doanh nghiệp SME lựa chọn các sản phẩm ERP không có khả năng tùy biến, nghĩa là các sản phẩm đóng gói và khó phát triển phù hợp với quy trình của doanh nghiệp sẽ xảy ra các tình huống:

Doanh nghiệp thay đổi quy trình

- Doanh nghiệp bắt buộc thay đổi quy trình để phù hợp với sản phẩm. Điều này vẫn có thể xảy ra tuy nhiên chỉ nên xảy ra đối với các quy trình đặc thù phức tạp chưa đúng logic thực tiễn, nếu doanh nghiệp áp dụng ERP mà đa số quy trình đều phải thay đổi để có thể sử dụng ERP thì cần xem xét lại.

- Trong tình huống này thì nhà cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP sẽ đóng vai trò tư vấn về quy trình để doanh nghiệp có thể điều chỉnh phù hợp đáp ứng mục tiêu của quy trình và có thể vận hành bằng ERP.

Sử dụng tính năng không cần thiết

- Đây là vấn mà đa số doanh nghiệp SME gặp phải khi trang bị các hệ thống ERP mà chưa có sự kiểm tra kỹ lưỡng về giao diện, tính năng.

- Đối với các ERP đóng gói, có sẵn giải pháp xử lý thì thường được xây dựng theo dạng một sản phẩm chính, các doanh nghiệp có thể mua áp dụng, ERP mang lại giải pháp về quy trình nhưng khi ứng dụng sẽ có rất nhiều tính năng bao gồm cả tính năng cần, tính năng không cần, tính năng lỗi.

- Với sản phẩm ERP dạng này thì lỗi thường xuyên xảy ra vì chỉ có một phần mềm duy nhất áp dụng tất cả các doanh nghiệp, chỉ cần một doanh nghiệp có nhu cầu phát triển tính năng thì vô hình chung các doanh nghiệp khác không cần tính năng đó cũng phải nhìn thấy.

- Do đó để tránh gặp phải vấn đề này khi lựa chọn phần mềm ERP doanh nghiệp cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng làm rõ mọi vấn đề từ mục tiêu, phạm vi cho tới thiết kế giao diện, tính năng. Mọi thứ cần rõ ràng bằng các văn bản, mô hình, những buổi demo thực tế và có sự cam kết của phía nhà cung cấp phần mềm ERP.

Việc triển khai các nhóm phân hệ kế toán trong ERP thành công cho phép bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có khả năng tùy biến thích ứng với sự biến đổi của thị trường. Mọi việc sẽ thật sự dễ dàng cho doanh nghiệp nếu lựa chọn đúng phần mềm ERP. Tuy nhiên, trên thị trường Việt Nam hiện tại để lựa chọn được một sản phẩm như vậy không phải dễ dàng do đó thay vì chọn một phần mềm ERP có thể lúc nào cũng tùy biến thì doanh nghiệp cần tập trung vào 3 yếu tố sau:

- ERP có giải pháp logic và toàn diện cho các tình huống trong quy trình của doanh nghiệp.

- ERP có các tiện ích căn bản áp dụng phòng kế toán (tham khảo các phần mềm kế toán nhỏ họ làm rất tốt điều này).

- ERP xây dựng theo hướng phát triển riêng cho từng doanh nghiệp. Vì sao:

+ ERP phát triển riêng nên doanh nghiệp vừa có các tính năng căn bản vừa có tính năng đặc thù phù hợp với doanh nghiệp.

+ Quy trình nâng cấp, bổ sung tính năng không sợ bị lẫn lộn tính năng với doanh nghiệp khác.

+ Đội ngũ support chuyên môn ERP phù hợp với doanh nghiệp không phải dạng áp dụng đại trà lỗi xảy ra xuất phát từ đâu không thể kiểm soát.

4. Những lợi ích phân hệ kế toán tài chính trong ERP

General Information - Thông tin chung

 

 

Dữ liệu đầu vào trước tiên đối với ERP là thông tin các đối tượng Object trong các nghiệp vụ Transaction. Các đối tượng ở đây sẽ tách thành loại ObjectType.

- Nhóm khách hàng Customer

- Nhóm nhà cung cấp Vendor

- Nhóm nhân viên Employee

- Nhóm phòng ban Department

- Nhóm đối tượng khác Other

Tùy thuộc vào tính chất của từng nhóm đối tượng sẽ phục vụ cho các nghiệp vụ tương ứng. Ví dụ:

- Nhóm đối tượng khách hàng Customer thường đi với các nghiệp vụ công nợ phải thu Accounting Receivable.

- Nhóm đối tượng nhà cung cấp Vendor thường đi với các nghiệp vụ công nợ phải trả Accounting Payable.

Với mỗi nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ khác nhau sẽ thấy được dữ liệu của các đối tượng liên quan, điều này tạo ra sự chuyên môn hoá trong công tác hạch toán, quản lý nghiệp vụ.

Process Management - Quản lý quy trình

 

 

Điểm lợi lớn nhất có thể thấy khi ứng dụng ERP là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được hàng tấn giấy mỗi năm. Thật sự như vậy đấy. Với mỗi nghiệp vụ hạch toán trước đây sẽ được in ra giấy sau đó luân chuyển sang các bộ phận liên quan để ký tá.

Khi có ERP thì việc in ấn không còn là ưu tiên nữa, mọi dữ liệu đều được lưu trữ và có thể truy xuất theo nhiều vai trò khác nhau.

Lấy một ví dụ doanh nghiệp có một đề nghị chi cần sếp duyệt.

- Nhân viên thực hiện đề nghị chi trên ERP.

- Trưởng bộ phận của nhân viên thực hiện duyệt trên ERP.

- Kế toán trưởng thực hiện duyệt trên ERP.

- Giám đốc thực hiện duyệt trên ERP.

- Kế toán tiền gửi thực hiện chi tiền theo đề nghị chi đã được duyệt qua 3 cấp. Kết thúc quy trình không cần in ấn tờ giấy nào. Điều này sẽ được thực hiện trên một phần mềm ERP có giải pháp quản lý quy trình logic thực tiễn.

Asset Management - Quản lý tài sản

 

 

ERP cung cấp phân hệ quản lý tài sản hiệu quả. Hãy hình dung tất cả các tài sản trong doanh nghiệp đều quản lý bằng mã, tên, các chi tiết đi kèm, phục vụ cho phòng ban hay bộ phận nào, ai sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý, xuất sứ đến từ quốc gia, nhà cung cấp nào, chứng từ đi kèm như thế nào v.v…

Kế toán có thể quản lý về mặt nguyên giá, thời gian khấu hao, khấu hao mỗi kỳ, giá trị còn lại. Khi bạn cần thay đổi kết cấu tăng giảm giá trị tài sản cũng rất dễ dàng thực hiện trên ERP.

Prepaid Management - Quản lý chi phí trả trước

 

 

Doanh nghiệp phát sinh một khoản chi phí lớn đã được trả trước và cần phân bổ từng kỳ điều này trở nên dễ dàng với ERP.

Phần mềm ERP cung cấp giải pháp quản lý các khoản chi phí trả trước. Các thông tin về chi phí được quản lý tổng quan như chi phí gồm các chứng từ nào, ai chịu trách nhiệm, chi phí thuộc về phòng ban, bộ phận nào.

Về mặt kế toán ERP cho phép xác định giá trị ban đầu của chi phí, giá trị phân bổ qua mỗi kỳ, giá trị còn lại sau mỗi kỳ phân bổ. Mọi thứ được áp dụng đúng thực tiễn quy định hạch toán và quản lý của bộ tài chính.

Payment System - Hệ thống thanh toán

 

 

Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển thì hệ thống thanh toán cũng phát triển đa dạng hơn. ERP cũng phát triển cho phép tích hợp với các hệ thống thanh toán như Ebanking, Ví điện tử...

Mọi giao dịch sẽ được ghi nhận 2 chiều và khi nghiệp vụ thanh toán đồng ý thực thi trên ERP sẽ tự động đẩy sang hệ thống thanh toán để thực hiện trừ tiền.

Financial analytics - Phân tích tài chính

 

 

ERP cung cấp đến doanh nghiệp hệ thống báo cáo phân tích tài chính đa dạng DashBoard. Ngày nay đa số các ERP đều hỗ trợ tính năng này.

Các báo cáo tài chính nhanh giúp chủ doanh nghiệp có thể phân tích tình hình hoạt động của công ty trong ngắn hạn, các nguồn tiền vào ra trong thời gian mặc định theo tuần, theo tháng, theo ngày.

Các báo cáo tài chính theo quy định của bộ tài chính và báo cáo theo nội bộ doanh nghiệp. ERP cho phép lập các báo cáo phân tích doanh thu chi phí theo khái niệm phân nhóm. Ví dụ:

- Báo cáo phân tích bán hàng nhóm theo khách hàng và chi tiết theo từng nghiệp vụ bán hàng, phân tích được lãi lỗ dựa trên doanh thu, giá vốn trên từng chứng từ.

- Báo cáo phân tích bán hàng nhóm theo vùng miền, khách hàng và chi tiết theo từng nghiệp vụ bán hàng, phân tích được lãi lỗ dựa trên doanh thu, giá vốn trên từng chứng từ.

- Báo cáo phân tích chi phí mua hàng.

- Báo cáo phân tích tuổi nợ phải thu.

- Báo cáo phân tích tuổi nợ phải trả.

Forecasting - Dự báo

 

 

Thông thường các ERP hiệu quả sẽ cung cấp tính năng dự báo về dòng tiền, các kế hoạch thu, chi trong khoảng thời gian tuỳ biến.

ERP cung cấp hàng trăm thuật toán cho phép chủ doanh nghiệp có thể dự báo các tình huống xảy ra dựa trên số liệu đã lưu trữ trên hệ thống.

Other Features - Các tính năng khác

 

 

ERP cung cấp tính năng quản lý các hóa đơn và thanh toán đơn giản theo các loại tiền khác nhau.

Lưu trữ các số liệu tài chính tập trung, dễ dàng truy xuất, thao tác duyệt số liệu thông qua các thiết bị di động.

Nên nhớ rằng nếu doanh nghiệp trang bị một phần mềm ERP có khả năng tùy biến ở mức độ cao thì có thể quyết định rằng những tính năng nào sẽ được ứng dụng trong các phân hệ.