1. Tổng quan lập kế hoạch triển khai ERP - phần mềm quản trị doanh nghiệp

Trên thế giới hiện nay, phần mềm ERP đang là một xu thế và là một giải pháp hiệu quả, cung cấp một công cụ quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với quy mô và các quy trình vận hành nội bộ, sẽ bắt đầu giai đoạn đoạn lập kế hoạch triển khai ứng dụng ERP phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Giai đoạn Plan - Lập kế hoạch không phải chỉ tập trung vào mỗi việc lên kế hoạch mà doanh nghiệp SME còn phải cùng với nhà cung cấp mổ xẻ các vấn đề trước khi bắt đầu vào triển khai.

Tóm tắt các bước cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Doanh nghiệp cùng nhà cung cấp giải pháp phần mềm xác định rõ phạm vi dự án.

- Trình bày về tổ chức ban dự án và trưởng dự án của doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp phần mềm.

- Nhà cung cấp trình bày về quy trình thực hiện dự án.

- Thống nhất các phương pháp làm việc định kỳ, phương pháp giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.

- Thống nhất kế hoạch triển khai tổng thể và kế hoạch triển khai chi tiết.

ST TECH chia sẻ mô hình triển khai thuần tuý giữa nhà cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP và nội bộ của doanh nghiệp. Ngày nay có rất nhiều mô hình triển khai mà trong đó sẽ xuất hiện các bên trung gian khác nhau. Ví dụ ở Việt Nam hiện tại có mô hình khá phổ biến gồm Doanh nghiệp, đội ngũ triển khai nội bộ của doanh nghiệp, nhà cung cấp, đội ngũ nhân viên triển khai của nhà cung cấp.

2. Doanh nghiệp cùng nhà cung cấp giải pháp phần mềm xác định rõ phạm vi dự án

Doanh nghiệp cần một lần nữa xem xét kỹ lưỡng về mục tiêu, phạm vi, ngân sách, nhân sự triển khai ERP.

Thông thường khi quyết định triển khai ERP thì chủ doanh nghiệp hoặc ai đó sẽ được uỷ quyền chịu trách nhiệm ký hợp đồng. Lúc này điều cốt lõi quan trọng là người đại diện trên hợp đồng phải hiểu rõ phạm vi ứng dụng, những lợi ích ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, triển khai hệ thống ERP là làm việc với rất nhiều người và nhiều phòng ban. Tuy nhiên, có một thực trạng hiện tại mà các doanh nghiệp cần cải thiện rằng hầu hết các nhân sự của họ đều không nắm được thông tin rằng doanh nghiệp mình sẽ triển khai hệ thống ERP như thế nào.

Như vậy trong buổi đầu tiên gặp mặt hai ban dự án, đội triển khai của nhà cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP sẽ nhắc lại về phạm vi ứng dụng. Phạm vi ứng dụng gồm:

- Tài chính kế toán #Accounting #Finance.

- Mua hàng #Purchasing.

- Bán hàng #Sales.

- Tồn kho #Inventory.

- Quản trị sản xuất #Manufacturing.

3. Trình bày về tổ chức ban dự án và trưởng dự án của doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp phần mềm

Khi triển khai dự án ERP cần xác định được đội ngũ triển khai, người đứng đầu đội ngũ này gọi là trưởng dự án - Project Manager, các thành viên dự án có thể là chuyên viên triển khai, chuyên viên lập trình, chuyên viên phân tích thiết kế, chuyên viên kiểm thử.

Trưởng dự án là người có toàn quyền quyết định về tiến độ, phân tách giai đoạn và phạm vi trong từng giai đoạn triển khai dự án.

Trưởng dự án cần là nhân sự có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp người trưởng dự án phải hiểu rõ quy trình doanh nghiệp, có khả năng làm việc với tất cả phòng ban tham gia ERP.

Thực trạng tại các doanh nghiệp thông thường sẽ giao một người có thâm niên làm việc, giữ chức vụ cao trong tổ chức làm trưởng dự án. Đối với trường hợp này thì trưởng dự án hiểu rõ quy trình làm việc của doanh nghiệp nhưng không có kiến thức đầy đủ về ERP. Một trường hợp khác, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm một nhân sự hiểu về ERP để làm trưởng dự án, tuy nhiên nhân sự này thường là mới bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp do đó chưa thể nắm hết quy trình của doanh nghiệp.

Có một giải pháp tương đối an toàn với các doanh nghiệp là họ có thể thuê các Agency bên ngoài tiến hành tư vấn triển khai ERP, các đội ngũ Agency này có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực, có thể hiểu được quy trình của doanh nghiệp. Như vậy chúng ta có một cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP.

Ở phía nhà cung cấp, trưởng dự án thường là nhân sự có kinh nghiệm triển khai hệ thống, có khả năng làm việc với khách hàng để nắm vững quy trình, có khả năng phân tích giải pháp và thấu hiểu được hệ thống có thể đáp ứng được tỷ lệ bao nhiêu phần trăm giải pháp.

4. Nhà cung cấp sản phẩm, giải pháp nói về quy trình thực hiện dự án

Trong bước này, trưởng dự án của nhà cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP sẽ đóng vai trò dẫn dắt. Thông thường cách trình bày sẽ là triển khai một dự án có bao nhiêu bước, tại mỗi bước thì vai trò của hai ban dự án như thế nào? mục tiêu đạt được qua từng bước.

Doanh nghiệp lưu ý tại bước này thường phải làm rõ vai trò trách nhiệm của mỗi bên do đó nếu không tập trung dễ gây hiểu lầm về sau giai đoạn triển khai ERP càng khó khăn.

Thông thường triển khai dự án ERP sẽ trải qua những bước sau:

- Bước 1: Thống nhất kế hoạch dự án Plan.

- Bước 2: Khảo sát (Survey)  nhu cầu (Requirement) thiết kế (Design), tính năng (Functions).

- Bước 3: Thống nhất giải pháp thiết kế (Design), tính năng (Functions). Xác nhận của hai ban dự án.

- Bước 4: Lập trình và thiết lập hệ thống theo giải pháp đã thống nhất.

- Bước 5: Huấn luyện nhân sự (Training). Xác nhận đã hiểu được cách thức thực hiện ERP.

- Bước 6: Trải nghiệm (Experience) và kiểm chứng (Verify). Xác nhận đã thực hiện kiểm chứng thành công.

- Bước 7: Thống nhất nghiệm thu (Agreement).

- Bước 8: Ứng dụng thực tế (Apply)

- Bước 9: Bảo hành hệ thống (Guarantee).

- Bước 10: Bảo trì hệ thống (Maintenance).

5. Thống nhất các phương pháp làm việc định kỳ, phương pháp giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

Đầu tiên hãy nói về phương pháp làm việc định kỳ, thông thường hai ban dự án sẽ tổ chức họp định kỳ hàng tuần, mục tiêu là đánh giá các vấn đề đã thực hiện, bổ sung vấn đề mới, nêu ra các khó khăn trong quá trình làm và xác định giải pháp tháo gỡ.

Phương pháp liên hệ giữa các thành viên trong ban dự án, giữa các thành viên triển khai và người dùng cuối.

- Nhóm các thành viên trong ban dự án trao đổi các vấn đề cốt lõi quá trình thực hiện dự án.

- Nhóm các thành viên triển khai và người dùng cuối đóng vai trò hỗ trợ tức thời trong quá trình thực hiện chạy thử và ứng dụng thực tế.

Thông thường sẽ sử dụng các kênh tương tác chính như:

- Email: Mỗi ban dự án cần có hệ thống Email đại diện cả phía nhà cung cấp và doanh nghiệp. Mục đích khi Email các vấn đề liên quan đến dự án thì cả ban dự án đều nắm.

- Skype, Zalo, Facebook: Dùng để tương tác trực tiếp.

Quy định khi có sự thay đổi thành viên dự án thì trưởng dự án của bên có liên quan sẽ thông báo thông qua Email và biên bản chính thức.

6. Thống nhất kế hoạch triển khai tổng thể và kế hoạch triển khai chi tiết

Kế hoạch triển khai tổng thể phục vụ hai ban dự án có cái nhìn toàn diện về phạm vi dự án, các mốc thời gian cần đạt được.

Kế hoạch triển khai tổng thể bao gồm nhiều phần đáp ứng đầy đủ phạm vi của dự án, triển khai dự án ERP là một quá trình dài hạn do đó nhà cung cấp thường sẽ phân tách thành nhiều giai đoạn khác nhau.

Doanh nghiệp lưu ý tại bước kế hoạch triển khai đừng rơi vào vấn đề muốn triển khai nhanh, toàn diện, điều này là không thể đối với một dự án ERP bài bản. Doanh nghiệp càng mong muốn triển khai nhanh càng dễ gặp phải các vướng mắc trở ngại.

Kế hoạch triển khai chi tiết được xây dựng để đảm bảo không có phân hệ nào bị bỏ sót, các phòng ban, bộ phận sẽ hiểu được để triển khai theo phạm vi hợp đồng thì cần hoàn tất những phân hệ nào ? Ban dự án cũng sẽ nhìn thấy được công việc liên quan giữa các phòng ban từ đó có giải pháp liên kết phối hợp làm việc chặt chẽ đạt hiệu quả cao.